上海2021年8月18日 /美通社/ -- 今年，碳達(dá)峰、碳中和被首次寫入政府工作報(bào)告。力爭(zhēng)2030年前實(shí)現(xiàn)碳達(dá)峰、2060年前實(shí)現(xiàn)碳中和，是我國(guó)的重大戰(zhàn)略決策。碳達(dá)峰是指二氧化碳的排放達(dá)到峰值不再增長(zhǎng)。碳中和是指在企業(yè)、個(gè)人等測(cè)算一定時(shí)間內(nèi)直接或間接產(chǎn)生的溫室氣體排放總量，通過(guò)植樹造林、節(jié)能減排等途徑，抵消自身所產(chǎn)生的二氧化碳排放量，實(shí)現(xiàn)二氧化碳“零排放”。
近兩年，國(guó)家在財(cái)務(wù)領(lǐng)域大力推行的發(fā)票電子化、無(wú)紙化歸檔是減少碳排放的重要方向，未來(lái)幾年推進(jìn)力度將持續(xù)加大。以電子代替紙質(zhì)，可消除紙質(zhì)發(fā)票和會(huì)計(jì)檔案中產(chǎn)生的紙張消耗以及相應(yīng)的印刷、快遞、管理過(guò)程中的耗材，更加低碳環(huán)保，加速實(shí)現(xiàn)碳中和。
1.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理升級(jí)
在企業(yè)數(shù)字化、特別是財(cái)務(wù)數(shù)字化時(shí)代的大背景下，作為“業(yè)財(cái)資稅”一體化管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案載體的存儲(chǔ)以及信息的共享，已成為企業(yè)高速發(fā)展的重要需求，電子會(huì)計(jì)檔案作為企業(yè)的重要無(wú)形資產(chǎn)，需要得到良好的保管和使用。
過(guò)去，傳統(tǒng)線下會(huì)計(jì)檔案管理模式，為企業(yè)帶來(lái)了高成本、高風(fēng)險(xiǎn)、低效率、低共享等一系列的問題。
現(xiàn)在，電子發(fā)票破冰出現(xiàn)，加速了無(wú)紙化歸檔進(jìn)程，但由于信息系統(tǒng)跟不上發(fā)票電子化的步伐，很多企業(yè)無(wú)法做到報(bào)銷“無(wú)紙化”，往往采取紙質(zhì)+電子并存方式歸檔。
未來(lái)，歸檔趨勢(shì)是電子化，會(huì)計(jì)憑證從紙質(zhì)走向電子化的歷程，說(shuō)明電子化的趨勢(shì)已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)，電子會(huì)計(jì)檔案是電子會(huì)計(jì)憑證歸檔的最后一公里。
政策的驅(qū)動(dòng)使得數(shù)字化財(cái)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展進(jìn)入快車道，電子會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)，無(wú)紙化時(shí)代，不具備電子檔案管理能力的企業(yè)，將面臨合規(guī)危機(jī)，甚至稅局的重點(diǎn)關(guān)注。
2.元年云電子會(huì)計(jì)檔案，遵照國(guó)家政策要求標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)
電子檔案系統(tǒng)建設(shè)于企業(yè)而言已經(jīng)如箭在弦，但提及對(duì)歸檔的認(rèn)知卻有一個(gè)很大的誤區(qū)，認(rèn)為電子檔案系統(tǒng)只要能夠滿足歸檔的功能即可。實(shí)際并非如此，電子發(fā)票等電子會(huì)計(jì)憑證在入賬歸檔階段必須要符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等國(guó)家政策法規(guī)對(duì)對(duì)檔案管理的要求，才算是合規(guī)的歸檔方式。
2018年4月，《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T 70—2018）由國(guó)家檔案局正式發(fā)布，明確了“四性要求”規(guī)定了文書類電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)的指標(biāo)及實(shí)現(xiàn)方案。這對(duì)保證電子檔案的四性在電子檔案生命周期管理過(guò)程中具有舉足輕重的作用。
滿足四性要求需要同時(shí)滿足真實(shí)性、完整性、可用性、安全性：
真實(shí)性指電子檔案的內(nèi)容必須要是真實(shí)的與原始材料沒有任何不同；
完整性指電子檔案的內(nèi)容和信息沒有遭受改動(dòng)與丟棄的性質(zhì)；
可用性指電子檔案可以被使用、被檢索；
安全性指電子檔案的管理過(guò)程沒有遭到人為的改動(dòng)或者非法侵入的性質(zhì)。
隨著電子檔案系列政策逐步落實(shí)，一套滿足“四性要求”，解決電子文檔數(shù)據(jù)在歸檔、移交、儲(chǔ)存各環(huán)節(jié)中的四性檢測(cè)的電子檔案系統(tǒng)將逐步成為企業(yè)剛需。
元年云電子檔案解決方案全面保障“四性要求”，通過(guò)元數(shù)據(jù)檢測(cè)、影像文件檢測(cè)、預(yù)覽水印、下載水印、下載控制、電子簽章、日志管理等強(qiáng)大的系統(tǒng)控制邏輯，支持檔案管理對(duì)真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的“四性”檢測(cè)要求。
3. 元年云電子檔案，會(huì)計(jì)資料智慧歸檔
在《國(guó)家檔案局令第79號(hào)：會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確指出了需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)資料，包含以下四種類型。
會(huì)計(jì)憑證：電子發(fā)票等原始憑證、記賬憑證；
會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；
會(huì)計(jì)報(bào)表：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；
其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
元年云電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，支持對(duì)接電子發(fā)票等上述各類型會(huì)計(jì)檔案，全面滿足國(guó)家規(guī)定與企業(yè)管理需求。
4. 元年云全新電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品上線
通過(guò)建立電子會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，可以對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案這一企業(yè)戰(zhàn)略性核心資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，達(dá)到會(huì)計(jì)資料的數(shù)字化、檔案采集的自動(dòng)化、信息存儲(chǔ)的安全化、檔案使用的自助化、檔案管理的流程化，實(shí)現(xiàn)對(duì)全集團(tuán)、各分子公司、各業(yè)務(wù)板塊會(huì)計(jì)檔案的有效利用，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息資源的共享，最大限度的發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案這一無(wú)形資產(chǎn)的價(jià)值和功效。
元年云電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，覆蓋檔案全生命周期，包括檔案采集、歸檔、查詢、借閱、應(yīng)用、移交、銷毀、清冊(cè)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
檔案采集：自動(dòng)智能采集，加速無(wú)紙化；
檔案歸檔：自動(dòng)歸檔，多維度標(biāo)簽追溯；
檔案查詢：多種查詢方式，靈活高效；
檔案借閱：一鍵借閱，對(duì)應(yīng)憑證不迷路；
綜合應(yīng)用：檔案專題應(yīng)用，提高利用效率；
檔案移交：預(yù)歸檔管理，在線移交建檔；
檔案銷毀：明確權(quán)責(zé)，優(yōu)化管理職能；
檔案清冊(cè)：追溯跟蹤，記錄各類清冊(cè)信息。
圖為：電子與實(shí)物統(tǒng)一管理
圖為：靈活高效查詢方式
圖為：元年云電子會(huì)計(jì)檔案全流程歸檔
5. 元年云業(yè)財(cái)資稅一體化歸檔
電子檔案的核心是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分為：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包含報(bào)銷單據(jù)、發(fā)票、銀行回單、憑證；原始數(shù)據(jù)包含文件、影像，比如原始紙質(zhì)發(fā)票形成的電子影像文件，或銀行PDF回單。
元年云提供開放平臺(tái)的快速接入能力，與企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP、OA、CRM）、財(cái)務(wù)系統(tǒng)（如金蝶、用友、浪潮、Oracle、SAP），資金系統(tǒng)（如用友NC、各大銀行系統(tǒng)）、稅務(wù)系統(tǒng)（如發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)）等打通。
基于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)單據(jù)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)的報(bào)銷單據(jù)、原始憑證、記賬憑證、賬簿、資產(chǎn)卡片，資金系統(tǒng)的電子回單、余額調(diào)節(jié)表，稅務(wù)系統(tǒng)的發(fā)票信息、納稅申報(bào)表，影像系統(tǒng)的各類影像單據(jù)等涉及的會(huì)計(jì)檔案資料數(shù)據(jù)，采集到元年云電子檔案系統(tǒng)中，建立關(guān)聯(lián)，并且對(duì)會(huì)計(jì)資料分類存儲(chǔ)、智能關(guān)聯(lián)。
6. 與元年云應(yīng)用無(wú)縫集成
企業(yè)依賴檔案日常管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)用到元年云相關(guān)，如費(fèi)用報(bào)銷、采購(gòu)、項(xiàng)目管理等，天然形成一體化電子檔案管理。有了前置業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源的沉淀，轉(zhuǎn)成在線化的一個(gè)電子檔案的數(shù)據(jù)。
與元年云費(fèi)用、采購(gòu)、商旅、稅務(wù)、計(jì)劃分析等各產(chǎn)品線天然融合，自動(dòng)完成從事前申請(qǐng)、采購(gòu)處理、商旅預(yù)定、報(bào)銷發(fā)起、發(fā)票驗(yàn)證、資金支付、憑證生成、總賬報(bào)表、納稅申報(bào)、合并報(bào)表等會(huì)計(jì)資料自動(dòng)歸檔。
由此支撐外部審計(jì)調(diào)閱，內(nèi)部銷售或采購(gòu)部門在線快速查閱歷史合同、發(fā)票等資料，既保障了數(shù)據(jù)的真實(shí)、有效、透明，又節(jié)省了財(cái)務(wù)整理采集檔案的工作量，也減輕了企業(yè)保管檔案的成本。
7. 元年云電子會(huì)計(jì)檔案，成本節(jié)約估算（某企業(yè)）
元年云電子會(huì)計(jì)檔案緊隨國(guó)家檔案無(wú)紙化的推進(jìn)步伐，加速實(shí)現(xiàn)碳達(dá)峰與碳中和。一方面幫助企業(yè)節(jié)省人力投入、紙張耗材、存儲(chǔ)空間等方面的經(jīng)濟(jì)成本；另一方面，檔案全流程管理顆粒度更細(xì)、數(shù)據(jù)價(jià)值得到有效利用，賦能企業(yè)智慧運(yùn)營(yíng)。電子會(huì)計(jì)檔案管理是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然產(chǎn)物，帶領(lǐng)企業(yè)邁向更高的數(shù)字管理水平（High Level）。元年云跨越崇山峻嶺，登高處必有歡呼聲，數(shù)字化轉(zhuǎn)型Say High。
關(guān)注”元年云“公眾號(hào)領(lǐng)取完整電子會(huì)計(jì)檔案解決方案。
