企業(yè)白皮書寫作指南

白皮書是一種介于新聞專稿和市場營銷材料之間的企業(yè)寫作形式。在最近于紐約召開的ASJA（美國新聞記者與作者協(xié)會）年會上，三位白皮書寫作專家討論了白皮書寫作的本末細節(jié)，包括：白皮書到底是什么，寫作者在展開工作前要了解的重點，以及編寫白皮書的技巧。

一、白皮書的定義
Pamela Oldham（有25年豐富經(jīng)驗的業(yè)內(nèi)老前輩、市場營銷題材獲獎作家，讀者擁護作家；很多財富500強企業(yè)、領(lǐng)先的非營利組織和政府機構(gòu)白皮書都出自他的筆下）認為：白皮書是受眾下載頻率最高的媒體文件，這類文件的最大好處的可以很好的評估新技術(shù)，并且獲得較高的投資回報。Weiner解釋說，白皮書對很多寫作者來說極具吸引力，因為這類文件會起到很好的宣傳效果。另外，許多機構(gòu)組織都會用到這類文章——企業(yè)、非營利性組織、政府機構(gòu)、智囊團等等，白皮書有廣闊的應用前景。

白皮書的三個基本特征：

• ? 提供公允的信息和分析
• ? 提出問題并給出解決方案
• ? 基于權(quán)威的研究，給出利于問題的建議和主張。

白皮書標準格式：

• ? 開場概要
• ? 簡介
• ? 問題的解釋
• ? 建議的解決方案
• ? 結(jié)尾總結(jié)
• ? 簽名（作者簡介、公司概況）
• ? 聯(lián)系信息

白皮書通常是7-10頁（包括圖形信息，所以文字部分一般約5頁）。高科技領(lǐng)域文章可以允許有20頁之長。白皮書寫作過程中，通常要所涉如下幾類人員：一位項目經(jīng)理、若干主題相關(guān)的專家、寫作者、一位編輯校對、一位插圖畫家或設(shè)計師。住，如果你作為某個企業(yè)的代筆來編寫白皮書，你是沒有署名權(quán)的。

二、白皮書寫作流程
在開始寫作前，一定要明確文章主題。任務、主題、目標讀者、要解決的問題分別是什么？該白皮書將要提出的解決辦法是什么？目前有沒有關(guān)于這一主題的主流研究？

Oldham建議首先應確定工流程（SOW），以確保全文主題在邏輯上的一致，避免涉及項目范圍的任何誤解。
需要提前預設(shè)的內(nèi)容包括：

• ? 頁面及文字數(shù)
• ? 預期的修訂及編輯版數(shù)
• ? 受訪者人數(shù)
• ? 文章中預計使用的標注工具、側(cè)邊工具條及它們出現(xiàn)的位置
• ? 制定圖形信息創(chuàng)建者
• ? 截止時間（通常來說白皮書制作的最短期限是30-45天）

以上準備工作完成后，可以遵循以下九個步驟開始寫作：

• ? 評估需求
• ? 啟動會議
• ? 獲取信息
• ? 展開寫作
• ? 為內(nèi)容制定合適的版面
• ? 組織內(nèi)容
• ? 插圖制作
• ? 報審、修訂、獲得審批
• ? 發(fā)表

三、白皮書寫作技巧
Oldham和我們分享了一些白皮書寫作的使用技巧：

• ? 簡明扼要。避免使用行話、流行語或其它“內(nèi)行”語言。
• ? 以第三人稱書寫，反映客戶的要求和聲音。確保白皮書提出的見解是足以令讀者信服的。 “獲取讀者的擁護！”
• ? 通過最基本淺顯的知識引導讀者。通過視覺元素（標注工具，側(cè)邊工具條）捉住讀者的心。
• ? 做好新聞實踐，包括采取必要的步驟落實信息來源。
• ? 堅持使用有事實依據(jù)、現(xiàn)實生活中的例子。堅決抵制未經(jīng)證實的意見、社論。在條件允許的情況下，引用第三方信息，以增強文章的可信度，同時顯出寫作者的知識淵博。
• ? 如果文中涉及到客戶對產(chǎn)品/服務的真實體驗，安排寫入白皮書的后三分之一處，以增加可信度，保持讀者閱讀的興趣。
• ? 避免任何推銷用語。你的任務是傳遞信息，而不是推銷。
• ? 學習各種白皮書寫作技能，保持與時俱進。閱讀各種類型的白皮書文章。

四、自我推銷
如果你還在白皮書寫作領(lǐng)域經(jīng)驗尚淺，你可得在這一特殊行業(yè)中好好推銷自己。不是所有的企業(yè)都一定要經(jīng)驗豐富的白皮書作家來寫作的。有些企業(yè)會用到你的書面報告或其它有寫作內(nèi)容，以引出專題調(diào)查或者是幫助讀者對某個專業(yè)論題有所了解。Hecht建議，在你比較有經(jīng)驗的領(lǐng)域找到你最適合的位置，鎖定行業(yè)話題?！皠e把自己定義為在各行各業(yè)都可以寫點兒什么的專業(yè)作家；白皮書寫作需要的精、準，而不是萬事略懂?！闭业脚c你的專業(yè)對口公司部門。尋找這一市場的現(xiàn)有客戶，包括企業(yè)客戶和定向出版社。在這里企業(yè)客戶還包括政府機構(gòu)、非政府組織、研究機構(gòu)、醫(yī)院、專業(yè)協(xié)會等等。

Hecht還提到：要勇于使用你的人脈關(guān)系。如果您已經(jīng)有了一些企業(yè)客戶，嘗試為這些企業(yè)寫一些領(lǐng)域白皮書，看看他們是否從中受益。如果有機會跟編輯聯(lián)系，問問他們有沒有你可以接洽、聯(lián)系、并提供白皮書寫作服務的企業(yè)。如果你善于某個特定領(lǐng)域的白皮書寫作，聯(lián)系該行業(yè)的專業(yè)協(xié)會。你還可以與市場營銷推廣公司或公關(guān)公司聯(lián)系，通過它們找到需要制作企業(yè)白皮書的公司客戶。

最后一點，如果你善于某一領(lǐng)域的白皮書寫作，保持與該行業(yè)專業(yè)人士的在線聯(lián)系至關(guān)重要。Hecht表示：“不能僅僅和其他寫作者保持在線聯(lián)系，得讓行業(yè)專家們知道你的存在?！?/p>