如何讓媒體報道你的會議

親愛的Grace：
我的任務(wù)是發(fā)動媒體來報道和出席一個即將到來的會議。雖然主辦方有一些非常好的內(nèi)容，但是會議本身在業(yè)內(nèi)還是新面孔，因此很難讓它出現(xiàn)在媒體的“雷達”上。我希望找一個會議專家來提些建議。

會議難題

********

親愛的“會議難題”：
5個 ProfNet 專家就此提供了建議，讓媒體來報道您的會議：

新聞性
如果您想讓記者來報道您的會議，第一步是邀請他們來出席，美國哥倫布市的公關(guān)公司 Fahlgren Mortine 的助理副總裁文思·麥克莫羅（Vince McMorrow)表示。如今，許多媒體都允許記者出差去參與現(xiàn)場活動。“讓他們樂意前往參加會議的，是優(yōu)秀的內(nèi)容，”麥克莫羅表示。

“新聞就是新聞 – 你不能憑空捏造?！?Lettuce 公關(guān)公司的負(fù)責(zé)人麗薩·蕾恩（Lisa Layne）說。如果你告訴媒體說你的會議有新聞要宣布，結(jié)果卻只是把他們當(dāng)做你的傳聲筒，那么以后他們再也不會參加你的會議。如果你推銷一個完全沒有新聞點的會議，你可能會損害自己的公關(guān)生涯。

如何知道你的會議有沒有新聞性？麥克莫羅建議你問自己幾個問題：

• 有沒有哪位發(fā)言人在業(yè)內(nèi)聲望卓著？
• 有沒有哪項議程的主題，是對于行業(yè)來說至關(guān)重要的話題或趨勢？
• 你能否在會議開始之前向媒體透露一些內(nèi)容，吸引他們參會或報道？

“好的主題自然會吸引媒體，”芝加哥北園大學(xué)的媒體關(guān)系和新聞總監(jiān)約翰·布魯克斯（John Brooks）解釋道。比如說，當(dāng)布魯克斯在一個主流教會的教派任職新聞總監(jiān)時，任何在其全國大會上發(fā)生的爭議話題，都會得到媒體報道。其中，“性與宗教”的話題、雙方都有一些成員反對的教會與教會之間的協(xié)議，尤其吸引媒體。

“爭議性話題很管用，不幸的是其他的會議事件也會以此來吸引媒體報道，”布魯克斯說。

此外，如今許多媒體預(yù)算緊張，記者可能無法出差來參加你的現(xiàn)場活動，在這種情況下，應(yīng)該提供一個電話號碼，以便他們能找到人垂詢細(xì)節(jié)，或者提供給他們必要的信息在網(wǎng)上觀看，比如會議的網(wǎng)上廣播，布魯克斯說。如果有網(wǎng)上直播的話，需要告訴記者核心的議題在何時能觀看，如果你舉辦的全國性會議可以通過網(wǎng)上參加，那么努力讓全國各地的媒體都能從他們的辦公室里登錄參與，歐米茄績效表現(xiàn)公司（Omega Performance Corporation）的市場總監(jiān)伊麗莎白·雅麗特（Elizabeth Arritt）建議說。給不同城市的不同記者發(fā)送私人邀請，著重提到那些處于他們所報道領(lǐng)域里的發(fā)言人。這樣可以產(chǎn)生覆蓋全國各地的本地媒體報道，她說。（她使用美通社的MEDIAtlas服務(wù)來找到這些全美的記者。）

“對與會的人士做問卷調(diào)查，然后把結(jié)果反饋給媒體，”麥克莫羅建議道?！霸陂_始制作調(diào)查問卷時詢問媒體的意見，這樣他們會更買你的帳。在會議結(jié)束后把調(diào)查結(jié)果發(fā)給媒體，可繼續(xù)得到后續(xù)報道?！?/p>

與記者共事
“找到正確的記者，”布魯克斯說。負(fù)責(zé)你所在行業(yè)的記者最有可能對你的會議產(chǎn)生興趣。如果記者決定出席你的活動，確保他們拿到媒體記者證、可以參加所有的議程。在會議開始前，布魯克斯會先到舉辦的城市，拜訪業(yè)界的記者和主管編輯，告之他們即將到來的活動。

當(dāng)布魯克斯為一個農(nóng)業(yè)機構(gòu)工作的時候，對他們的會議最感興趣的是農(nóng)業(yè)記者和電臺?！八麄儠砗蛶讉€農(nóng)業(yè)專家聊，然后把那些專家的評論用在此后幾天的報道中。行之有效的方法，是給這些對我們的主題感興趣的業(yè)內(nèi)記者提供實實在在的內(nèi)容，”布魯克斯解釋說，與媒體坦誠相對、并事先邀請記者，可以在會議舉辦時幫助確保產(chǎn)生媒體報道。

此外，要讓你的CEO充分曝光，布魯克斯繼續(xù)說道。當(dāng)布魯克斯服務(wù)的教堂的執(zhí)事主教出差到另一個城市參與演講時，布魯克斯會聯(lián)系當(dāng)?shù)氐淖诮逃浾?，告訴他們主教要去的地方，這樣的話他們就可以安排時間與主教會面和采訪。如果能讓演講活動在當(dāng)?shù)氐闹鬓k方直接聯(lián)系當(dāng)?shù)氐拿襟w更好，不管以哪種方式，都應(yīng)該找到報道你所在領(lǐng)域的記者，并且向他們提及你的CEO。在活動開始時，召開一個新聞發(fā)布會或者電話會議，有一石雙鳥之效，布魯克斯繼續(xù)說道。讓你的CEO向媒體介紹本次會議將要討論的核心議題。

“邀請記者參與到你的會議中來，”布魯克斯說?！叭绻闹黝}和新聞傳播有關(guān)，邀請記者來發(fā)言，或邀請會議舉辦城市當(dāng)?shù)氐闹浾邅碜鲋髦v人，”他建議說?！叭藗兿矚g聽記者發(fā)言，因為他們講的故事和大家都相關(guān) – 此外記者有時也會報道其他記者?！?/p>

名人效應(yīng)
“新聞會議的關(guān)鍵，是要知道你能請到哪些類型的名人，”萊恩說。試試邀請一些行業(yè)的主管官員、明星、暢銷書作家，等?！肮膭罨顒拥牟邉澐窖堃恍┒炷茉?shù)拿?，”布魯克斯對此表示同意?！耙屆襟w報道一個很厲害、但是沒人聽說過的人物，是非常困難的。”

名人效應(yīng)對于會議推廣來說是個非常重要的因素，就算你的公司是做瑜伽墊子的、或者是旅游局、或者是發(fā)布一個新的 IT 產(chǎn)品，邀請名人出席也是很關(guān)鍵的。“消費者和媒體都需要一個原因才會對你的會議感興趣，”萊恩說道。如果能看到一個他們信任的、家喻戶曉的名字，他們也會信任你的品牌。但她也知道，可能很難邀請明星來出席你的會議，除非他們本來就是活動的簽約代言人。要讓大名鼎鼎的人物來出席你的會議，可以試試相關(guān)的慈善活動，萊恩建議到。事先做一些研究。比如說，著名的模特和演員詹妮·麥卡錫（Jennie McCarthy）有一個自閉的兒子，如果你的活動和自閉癥孩子有關(guān)的話，可以試試說服她的公關(guān)經(jīng)理。

如果這些明星同意出席了，派禮賓車去接他們，萊恩說。“讓整件事對于他們來說輕松自如。這就像給孩子做保姆一樣 – 只不過你需要先研究一下這些孩子的喜好?！?/p>

當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)
“不要忽視你的組織可能給舉辦城市帶來的細(xì)小事情，尤其是當(dāng)它對社會有益、或者對于低收入人群有積極影響時，” 國際設(shè)施管理協(xié)會的高級媒體關(guān)系協(xié)調(diào)員喬治·德意志（George Deutsch）建議道。

比如說，在幾年前福羅里達州奧蘭多舉辦的一場博覽會中，德意志試圖推廣會議的教育環(huán)節(jié)、新產(chǎn)品新服務(wù)、和它的可持續(xù)性。當(dāng)他和一名出席的記者交談時，他不經(jīng)意地提到公司會把展會剩下的食品和飲料捐給當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)有需要的人們。

這名記者抓住了這個小小的細(xì)節(jié)?！澳瞧獔蟮澜Y(jié)果成了那場展會我們得到的最佳媒體報道，”德意志說。“這教會了我，要記得推銷這些細(xì)微的事情?！?/p>

任何和會議舉辦地的社區(qū)和人民相關(guān)的信息，都會讓當(dāng)?shù)氐挠浾吒信d趣，布魯克斯說。“他們希望自己的報道中出現(xiàn)當(dāng)?shù)氐娜?，因為這和他們的讀者相關(guān)?！币虼耍词故侨珖缘氖录?，布魯克斯也總是努力發(fā)掘“本土新聞”的角度，因為這些信息會吸引當(dāng)?shù)孛襟w的報道。本地新聞機構(gòu)還經(jīng)常對在他們的城市舉辦會議的經(jīng)濟影響感興趣，“這是對會議的一種不同的報道方式，也會進一步引發(fā)對會議本身的報道?！睍h與觀光局（Convention and Visitors Bureaus）在這方面很有幫助，布魯克斯說。

雅麗特曾經(jīng)使用一個在展館里抓錢的游戲，吸引了展會所在城市的當(dāng)?shù)仉娨暸_報道。這個游戲是這樣的：參與者爬到展館里，然后有30秒的時間來抓住撒到空中的錢。她聯(lián)系了當(dāng)?shù)孛襟w的新聞總監(jiān)，邀請他們的天氣預(yù)報員來展館里做午間天氣預(yù)報。作為回報，他們讓天氣預(yù)報員來參加抓錢游戲，并承諾不管他抓住多少錢、他們都會捐贈同等金額的錢給慈善機構(gòu)仁人家園（Habitat for Humanity）；如果他抓住的錢太少，則他們會捐贈一個最低限額的金額。

“那是個很棒的現(xiàn)場報道，”雅麗特說?！八麄冊谕黹g新聞里重播了這一幕，我們也得到了可以使用的視頻資料。這次活動給我們、電視臺和仁人家園都提供了不錯的公關(guān)素材。”

希望以上建議能對您有幫助。
Grace