廈門2021年5月17日 /美通社/ -- 本文作者M(jìn)arc Chan, IT行業(yè)全球五百強(qiáng)跨國企業(yè)資深高管，現(xiàn)任RingCentral全球副總裁及大中華區(qū)總經(jīng)理。
在我多年的 IT 行業(yè)從業(yè)經(jīng)歷中，曾幫助過很多國際企業(yè)成功實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。從早期實(shí)施幫助企業(yè)端對(duì)端運(yùn)營(yíng)的ERP系統(tǒng)，到工業(yè) 4.0 時(shí)代對(duì)分布式供應(yīng)鏈及自動(dòng)化生產(chǎn)的數(shù)字化，這些轉(zhuǎn)型都為企業(yè)帶來了新機(jī)遇，也為企業(yè)創(chuàng)造了顯著的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。然而，如果缺乏一些最基本的核心要素，企業(yè)也無法取得成功。
所有成功的企業(yè)都擁有一個(gè)共同的核心要素：「有效溝通」。
把「有效溝通」數(shù)字化
在商業(yè)世界中，有內(nèi)部溝通，也有外部溝通，有效的溝通構(gòu)成了一個(gè)成功的循環(huán)。高效的內(nèi)部溝通可以提升員工的參與感，從而更好地協(xié)作，共同實(shí)現(xiàn)公司愿景。有效率的外部溝通則能帶來合作伙伴和客戶，創(chuàng)造營(yíng)收。這就形成了一個(gè)循環(huán)：協(xié)作良好的員工可以為更多客戶提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)，而客戶的高滿意度將有助于員工更深入地參與公司的愿景建設(shè)，為公司的持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。只有實(shí)現(xiàn)有效的內(nèi)外部溝通，企業(yè)才能循環(huán)的獲得成功。
RingCentral 鈴盛軟件正是一家提供可靠的云溝通平臺(tái)的公司，旨在通過高效靈活的溝通，為全球企業(yè)以數(shù)字化的形式實(shí)現(xiàn)這一成功的循環(huán)。
后疫情時(shí)代的工作模式
隨著突如其來的疫情，整個(gè)世界在發(fā)生飛速的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的溝通方式正面臨挑戰(zhàn)。在新冠疫情前，幾乎 100% 的員工都在辦公室工作，面對(duì)面互動(dòng)是主要溝通方式。疫情期間，由于隔離及其他原因，員工只能在家或在其他安全的遠(yuǎn)程地點(diǎn)工作，并通過線上工具進(jìn)行交流。由于大家都面臨著同樣的情況，所以沒有人感到不便，況且當(dāng)時(shí)也別無選擇。隨著疫苗開始廣泛接種，我們終于看到了曙光。全球各地的企業(yè)正在計(jì)劃恢復(fù)正常辦工，但你是否意識(shí)到疫情后的工作環(huán)境面臨著哪些新挑戰(zhàn)？
許多人認(rèn)為，疫情結(jié)束后，生活會(huì)重新回到 2019 年的狀態(tài)。但遺憾的是，許多研究表明，結(jié)果并非如此。疫情后的世界商業(yè)生態(tài)更像是疫情前 + 疫情期間工作模式的混合。有人稱其為混合型辦公，即由在司辦公和遠(yuǎn)程辦公組成。
以我們中國的辦公室為例，因?yàn)橹袊囊咔檩^早就得到好轉(zhuǎn)，2020 年中我們已經(jīng)開始回到公司上班，但是公司仍然容許員工可以選擇繼續(xù)遠(yuǎn)程辦公。盡管有些員工經(jīng)歷了長(zhǎng)時(shí)間的在家辦公后，迫不及待地想回公司，但實(shí)際上，我們發(fā)現(xiàn)了一個(gè)穩(wěn)定的趨勢(shì)：大約 1/4 的員工仍然選擇長(zhǎng)期在家辦公。這個(gè)結(jié)果讓我們深入的了解到員工在混合型辦公環(huán)境中的偏好與工作習(xí)慣。
混合型辦公環(huán)境下的有效溝通
如何在混合型工作環(huán)境下保持有效溝通是當(dāng)今世界面臨的全新挑戰(zhàn)。盡管存在不確定性，我們的中國團(tuán)隊(duì)依舊取得了更好的業(yè)績(jī)，表現(xiàn)出了更高的員工敬業(yè)度，甚至還獲得了 2020 年亞洲最佳雇主獎(jiǎng)以及 2020 – 2021 年中國卓越健康領(lǐng)袖獎(jiǎng)。在此期間，我們新產(chǎn)品的發(fā)布速度更快、質(zhì)量更高。這其中的許多實(shí)踐都值得研究。
我們的團(tuán)隊(duì)并未把復(fù)工簡(jiǎn)單地當(dāng)成“回到過去”的過程，而是當(dāng)成一個(gè)以更好方法進(jìn)行轉(zhuǎn)型和協(xié)作的良機(jī)。使用可靠的 RingCentral 通訊云，線上和線下的同事都可以無障礙地參與會(huì)議，這是我們的新常態(tài)。有些項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)利用 RingCentral Rooms的領(lǐng)先技術(shù)設(shè)置了敏捷的虛擬作戰(zhàn)室，同事們想要討論或聊天時(shí)，無需一直呆在會(huì)議室，可以用移動(dòng)設(shè)備加會(huì)，實(shí)現(xiàn)無縫連接，在任意地點(diǎn)繼續(xù)參會(huì)。這一新常態(tài)不僅使遠(yuǎn)程辦公和在司辦公的同事得以在線上相聚，也幫我們一拼解決了一個(gè)老難題，把不在同一辦公樓或者不在同一樓層辦公的同事快速聚集在一起。
一些員工反饋，他們?cè)仍诮?jīng)過走廊或者在咖啡間時(shí)會(huì)和其他同事聊天交流?，F(xiàn)在的混合型辦公環(huán)境可能會(huì)減少偶遇的機(jī)會(huì)，但借助科技，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己更容易找到想要聊天的同事。使用RingCentral Glip 應(yīng)用，興趣相投的人得以同氣相求。無論你是在喝茶還是等電梯，動(dòng)動(dòng)手指就可以進(jìn)行語音或者信息溝通。我們的中國團(tuán)隊(duì)不僅使用 Glip 進(jìn)行項(xiàng)目討論，還開設(shè)了很多有趣的興趣話題組，如廚藝美食、周末活動(dòng)或者育兒技巧等等。這里還有一個(gè)由所有員工組成的大群，里面常常會(huì)有獨(dú)具創(chuàng)意和搞笑的內(nèi)容分享。這些實(shí)踐的結(jié)果，收獲了更強(qiáng)的士氣以及團(tuán)隊(duì)凝聚力。
變革需要領(lǐng)導(dǎo)力
像其他轉(zhuǎn)型一樣，領(lǐng)導(dǎo)力對(duì)轉(zhuǎn)型成功至關(guān)重要。領(lǐng)導(dǎo)者必須承認(rèn)，是否允許員工遠(yuǎn)程辦公不再是個(gè)選擇。你不允許不代表其他公司不順應(yīng)潮流。領(lǐng)導(dǎo)者需要意識(shí)到混合型辦公將會(huì)帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，雖然有其局限性，但也有顯著的優(yōu)勢(shì)。接受差異是轉(zhuǎn)型過程中的重要一步。如之前提到的，技術(shù)提供了有效溝通的可靠方法，但要形成一個(gè)新的工作模式，仍需領(lǐng)導(dǎo)者制定出相關(guān)政策并加以鼓勵(lì)。復(fù)工初期，希望繼續(xù)遠(yuǎn)程辦公的員工不太確定“遠(yuǎn)程辦公”的政策是否會(huì)繼續(xù)，也不確定自己如果長(zhǎng)期不在辦公室，會(huì)不會(huì)變得邊緣化。而另一方面，決定在司辦公的員工也會(huì)擔(dān)心，有些團(tuán)隊(duì)成員不在身邊的話，是否還能有效協(xié)作。此時(shí)，如果領(lǐng)導(dǎo)者能提供強(qiáng)有力的支持來使公司政策保持穩(wěn)定，員工就會(huì)更有信心在這個(gè)新時(shí)期中取得成功。
轉(zhuǎn)型的過程中會(huì)產(chǎn)生大量反饋。我們?cè)谥袊墓芾韴F(tuán)隊(duì)公開收集員工的建議，來更好地支持新的工作模式。我們成立了一個(gè)員工溝通委員會(huì)，由在司和遠(yuǎn)程辦公的員工自愿組成。委員會(huì)定期開會(huì)討論大家的反饋意見，商議可以改進(jìn)之處。沒有一個(gè)放之四海而皆準(zhǔn)的政策，所以我們需要邊實(shí)施邊調(diào)整，而員工也可以看到過程中的優(yōu)化與改進(jìn)。如何打破地理距離隔閡，更好地提升團(tuán)隊(duì)參與度，委員會(huì)提出了很多創(chuàng)新的想法。引導(dǎo)這些反饋到正確的渠道，并制定相關(guān)工作政策予以支持，是領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型成功的關(guān)鍵。
改變或被改變
有些公司進(jìn)行轉(zhuǎn)型是為了在大潮流下得以生存，有些則為了抓住新機(jī)會(huì)把業(yè)務(wù)提升到新的高度。其實(shí)這是個(gè)雞先蛋先的問題，何時(shí)開始轉(zhuǎn)型決定了企業(yè)將處于哪種情況。
最后，我想以我最喜歡的作家之一馬爾科姆·格拉德威爾 (Malcolm Gladwell) 的一句話作為總結(jié) -- “轉(zhuǎn)型不是改善，而是重新思考”。希望我們的經(jīng)驗(yàn)可以幫助你在后疫情時(shí)代更好地籌劃，并取得成功。
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